別讓遠距工作成為機密檔案防護破口

因應疫情關係,許多企業已經開始實施分流上班或是遠距工作,提供遠距工作的解決方案紛紛出籠,像是SSL VPN、遠端桌面連線軟體、雲端儲存空間檔案共享或是視訊會議系統等。但不論透過什麼方式,同仁都可能必須將機密檔案帶離開公司處理,在這情況下離開原有的保護措施後,如何有效管控機密檔案是企業必須積極面對的問題。對於帶離公司的機密檔案,我們有下列幾點建議:

• 限制特定授權使用者才能開啟檔案
• 管控檔案操作權限,如限制檔案修改、複製、螢幕截圖或是列印等
• 追蹤企業外部機密檔案操作狀況
• 必要時可遠端收回或是刪除機密檔案

要做到這幾點,既有的檔案保護措施如DLP或是檔案加密是無法達成的,為了在短時間內建立遠距工作環境,企業只能將機密資料防護這棘手的問題暫時忽略,但這可能造成企業難以彌補的損失。該如何有效解決?就讓FinalCode來協助您!

FinalCode是由日本研發的檔案保護解決方案,特別是當檔案離開公司的監控後·FinalCode依舊可以管控及掌握檔案被使用的情況。

• 可追蹤已經送出的檔案被使用的情況,包括開啟,列印,修改……等等
• 授權的使用者才可以開啟檔案,非經授權的使用者檔案會被系統自動刪除
• 可遠端刪除已經送出的檔案
• 檔案接收者不一定需要安裝Agent即可透過瀏覽器開啟受保護的檔案
• 可遠端修改受保護的檔案使用權限
• 限制檔案的使用權限,包括是否可列印,編輯,複製 ……等等
• 限制檔案開啟的次數

可追蹤和刪除遠端檔案為FinalCode獨家功能,目前市場上其他產品是無法做到的。

下圖說明在遠距工作下,FinalCode如何對機密檔案使用狀況瞭若指掌。

1. FinalCode可自動保護File Server中的檔案,並依據不同資料夾設定檔案存取權限·同仁無法開啟不同部門的檔案。
2. 雲端儲存空間和企業內部電腦主機同步後,FinalCode可自動保護雲端空間中的檔案。
3. 同仁將檔案帶離開公司,檔案存取權限依舊受到FinalCode所控制。
4. 機密檔案不論透過任何方式傳送給非經授權的使用者,受FinalCode保護的檔案將被系統自動刪除。
5. 使用視訊會議系統時開啟受FinalCode保護的檔案,檔案畫面將被系統反黑並帶上浮水印,防止機密檔案透過視訊會議系統外洩。
6. 主管可透過FinalCode管理系統查看機密檔案被使用的情況,包括那些使用者對檔案做開啟、修改、列印 ……. 等等動作。

FinalCode對於離開企業的機密檔案保護擁有獨特的能力,避免因遠距工作成為企業機密檔案防護的破口。